SELVITYS ASIAKKAALLE HENKILÖTIETOJEN KÄSITTELYSTÄ SAIRAUSKASSASSA

Rekisterin pitäjä: Sairauskassa Kupari

Rekisterin yhteyshenkilö: Tarja Laaksonen, Uusikoivistontie 42, 28130 Pori, puh: 02 6350630, sairauskassa.kupari(at)outlook.com

Henkilötietojen käsittelyn tarkoitus ja oikeusperuste: Tietojen käsittelyn tarkoituksena on kassan sääntöjen mukaisten lisäetuuskorvausten käsittely ja maksaminen, asiakaspalvelu sekä korvauksiin liittyvä tilastointi ja raportointi. Tietojen käsittelyn tarkoituksena on myös kassan jäsenyyssuhteen hoito, asiakaspalvelu ja jäsenyyteen perustuva tilastointi ja raportointi. Perusteena käsittelylle on asiakkaan antama nimenomainen suostumus ja Vakuutuskassalain mukainen toiminta (tietosuoja-asetus artikla 9.2)

Henkilötietoryhmien tietosisältö ja säännönmukaiset tietolähteet: Asiakkaalta itseltään saadut tiedot (nimi, henkilötunnus, osoite, pankkiyhteys). Työnantajalta tiedot työsuhteesta, mm. jäsenmaksutiedot, lomautukset jne. Palveluntuottajilta tieto korvaustapahtumasta.

Henkilötietojen luovuttaminen ja siirtäminen: Tietoja luovutetaan vain asiakkaan suostumuksella tai asiakkaan erillisestä pyynnöstä. Vakuutuskassalain 165 § mukaisesti lautakunnille sekä tieteelliseen tai historialliseen tutkimukseen. Tietoja ei siirretä EU:n tai ETA:n ulkopuolelle.

Rekisterin suojaus: Henkilötietoja käsittelevät kassan toimihenkilöt ja hallituksen jäsenet ovat salassapito- ja vaitiolovelvollisia Vakuutuskassalain 165 § nojalla. Nämä henkilöt ovat allekirjoittaneet vaitiolo- ja salassapitositoumukset. Nimetyt käyttövaltuudet ja tehtävät rajaavat oikeutta käsitellä henkilötietoja. Tietoja säilytetään lukituissa tiloissa ja kaapeissa ja rekisterin ylläpitäjän pilvipalvelussa. Kassan toimitiloihin pääsevät vain kassan toimihenkilöt. Lisäetuusohjelman käyttöoikeudet ovat vain erikseen nimetyillä toimihenkilöillä ja kassanjohtajalla. Asiakaspalvelutilanteessa asiakas tunnistetaan luetettavasti, henkilötodistuksen ja/tai korvaushakemuksen avulla.

Henkilötietojen säilyttämisaika: Jäsenyyteen liittyviä asiakirjoja säilytetään toistaiseksi. Etuusasioihin liittyviä asiakirjoja säilytetään Kirjanpitolain mukaisesti, kuluva vuosi + 6 vuotta tai käyttötarkoituksen mukaisesti. Asiakirjat hävitetään tietosuoja huomioiden.

Rekisteröidyn oikeudet: Henkilöllä on oikeus tarkastaa, pyytää virheellisen tiedon korjaamista tai poistamista sekä pyytää tietojensa siirtämistä järjestelmästä toiseen. Pyyntö tulee tehdä kirjallisesti kassalle. Kassa toimittaa tiedot pääsääntöisesti kuukauden kuluessa pyynnöstä, kuitenkin viimeistään kolmen kuukauden kuluessa. Mikäli asiakas katsoo, että häntä koskevien tietojen käsittelyssä on rikottu tietosuoja-asetusta, on hänellä oikeus tehdä valitus tietosuoja-asioiden valvontaviranomaiselle.