SELVITYS ASIAKKAALLE HENKILÖTIETOJEN KÄSITTELYSTÄ SAIRAUSKASSASSA
Rekisterin pitäjä: Sairauskassa Kupari
Rekisterin yhteyshenkilö: Tarja Laaksonen, Uusikoivistontie 42, 28130 Pori, puh: 02 6350630, sairauskassa.kupari(at)outlook.com
Henkilötietojen käsittelyn tarkoitus ja oikeusperuste: Tietojen käsittelyn tarkoituksena on kassan sääntöjen mukaisten lisäetuuskorvausten käsittely ja maksaminen, asiakaspalvelu sekä korvauksiin liittyvä tilastointi ja raportointi. Tietojen käsittelyn tarkoituksena on myös vakuutussuhteen hoito, asiakaspalvelu ja vakuutussuhteeseen perustuva tilastointi ja raportointi. Perusteena käsittelylle on asiakkaan antama nimenomainen suostumus ja Eläkesäätiö ja eläkekassalain sekä Vakuutuskassalain mukainen toiminta (Tietosuoja-asetus artikla 9.2)
Henkilötietoryhmien tietosisältö ja säännönmukaiset tietolähteet: Asiakkaalta itseltään saadut tiedot (nimi, henkilötunnus, osoite, pankkiyhteys). Työnantajalta tiedot työsuhteesta, mm. vakuutusmaksutiedot, lomautukset jne. Palveluntuottajilta tieto korvaustapahtumasta.
Henkilötietojen luovuttaminen ja siirtäminen: Tietoja luovutetaan vain asiakkaan suostumuksella tai asiakkaan erillisestä pyynnöstä. Tietoja voidaan luovuttaa myös Eläkesäätiö ja eläkekassalain 17 luvun 5 § mukaisesti. Tietoja ei siirretä EU:n tai ETA:n ulkopuolelle.
Rekisterin suojaus: Henkilötietoja käsittelevät kassan toimihenkilöt ja hallituksen jäsenet ovat salassapito- ja vaitiolovelvollisia Eläkesäätiö ja eläkekassalain 17 luvun 4 § nojalla. Nämä henkilöt ovat allekirjoittaneet vaitiolo- ja salassapitositoumukset. Nimetyt käyttövaltuudet ja tehtävät rajaavat oikeutta käsitellä henkilötietoja. Tietoja säilytetään lukituissa tiloissa ja kaapeissa ja rekisterin ylläpitäjän pilvipalvelussa. Kassan toimitiloihin pääsevät vain kassan toimihenkilöt. Lisäetuusohjelman käyttöoikeudet ovat vain erikseen nimetyillä toimihenkilöillä ja toimitusjohtajalla. Asiakaspalvelutilanteessa asiakas tunnistetaan luetettavasti, henkilötodistuksen ja/tai korvaushakemuksen avulla.
Henkilötietojen säilyttämisaika: Vakuutussuhteeseen liittyviä asiakirjoja säilytetään toistaiseksi. Etuusasioihin liittyviä asiakirjoja säilytetään Kirjanpitolain mukaisesti, kuluva vuosi + 6 vuotta tai käyttötarkoituksen mukaisesti. Asiakirjat hävitetään tietosuoja huomioiden.
Rekisteröidyn oikeudet: Henkilöllä on oikeus tarkastaa, pyytää virheellisen tiedon korjaamista tai poistamista sekä pyytää tietojensa siirtämistä järjestelmästä toiseen. Pyyntö tulee tehdä kirjallisesti kassalle. Kassa toimittaa tiedot pääsääntöisesti kuukauden kuluessa pyynnöstä, kuitenkin viimeistään kolmen kuukauden kuluessa. Asiakkaalle toimitetaan tiedot, joita ei mahdollisen aikaisemman pyynnön perusteella ole toimitettu. Mikäli asiakas katsoo, että häntä koskevien tietojen käsittelyssä on rikottu tietosuoja-asetusta, on hänellä oikeus tehdä valitus tietosuoja-asioiden valvontaviranomaiselle.